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SOP是標準作業程序(Standard Operation Procedure)三個字的大寫字母,即標準作業程序,以統一的格式描述一個事件的標準作業步驟和要求,以指導和規範日常工作。
SOP是一個程序。SOP是對過程的描述,而不是對結果的描述。同時,SOP不是一個製度,也不是一種形式,而是關於如何規範流程下麵一個程序中的控製點的程序。
SOP是一個操作程序。標準操作說明。SOP是一種操作層麵的程序,是真實的、具體的、可操作的,而不是概念層麵的東西。如果結合ISO9000體係的標準,SOP是三級文件,即操作性文件。
SOP是標準的操作程序。所謂標準,這裏指的是優化的概念,即不是隨便寫的操作程序都可以稱為SOP,但必須是經過不斷實踐,在當前條件下能夠實現的優化操作程序設計。說的通俗一點,所謂的標準就是盡可能的細化、量化、優化相關的操作步驟,而細化、量化、優化的程度就是在正常情況下,每個人都能明白,不會產生歧義。
SOP不是單一的,而是一個係統。雖然我們可以單獨定義每一個SOP,但是從企業管理的角度來說,SOP不可能隻是單一的一個,而必須是一個整體和係統,這對於企業來說也是不可或缺的。餘世維在講座中還特別提到:一個公司要有兩本書,一本是紅皮書,是公司的戰略,也就是經營指導綱領;另一本書是藍皮書,即SOP,標準操作規程,這個標準操作規程必須是詳細的、量化的。
由於管理模式和方式不同,做SOP的方式也可能不同。從實際出發,我們一般可以按照以下步驟進行:
1)先做流程和程序。根據公司對SOP的分類,各相關職能部門首先要做出相應的主流程圖,然後根據主流程圖做出相應的子流程圖,根據每個子流程做出相應的程序。在每道工序中,確定哪些控製點,哪些控製點應該是SOP,哪些控製點不需要SOP,哪些控製點可以組合起來做一個SOP,包括每一個分類,都要仔細考慮,製定出來。
2)確定需要用SOP完成的每項工作的執行步驟。對於程序中需要SOP的控製點,首先要列出相應的執行步驟。執行步驟的劃分應該有一個統一的標準,比如按照時間的先後順序。如果不確定實施步驟,要及時與更專業的人員溝通,先排除這些障礙。
3)應用公司模板,製定SOP。在明確這些問題的前提下,就可以開始寫SOP了。根據公司模板編寫SOP時,不要更改模板上的設置;對於一些sop,除了一些文字描述外,可能會添加一些圖片或其他插圖,對步驟中的一些細節進行可視化和量化。
4)隻有用心去做,SOP才能做好。因為寫SOP本身就是一項複雜的工作,往往容易讓人覺得枯燥,但是SOP對公司來說很重要,公司也準備在這方麵進行必要的投入,特別是在時間上要保證在2到3年內完成,所以一定要用心去做,否則得不到真正好的效果,甚至走向形式主義的反麵。